Workshop: Zeit sparen beim täglichen Mailverkehr

Im täglichen E-Mail-Verkehr verliert man schnell den Überblick über bereits erledigte Aufgaben und noch abzuarbeitende Anfragen. Der Berg an E-Mails wächst von Tag zu Tag, wichtige und teure Arbeitszeit geht für unnötige Suchen oder doppelt‑ und dreifach geführten E-Mail-Verkehr drauf.
Man sollte dabei folgendes beachten: Diese Zeit vertrödelt man unbezahlt!

Hier also ein paar Tipps für den täglichen Mailverkehr, die Zeit, Geld und Nerven sparen können!

Zielsetzung

Am Ende möchten wir ein möglichst leeres Postfach vorfinden. Aktuelle Anfragen und wichtige Mails liegen in übersichtlicher Anzahl im Posteingang, Mails bei denen wir auf eine Reaktion der Gegenseite warten erhalten einen eigenen Ordner – nennen wir es eine Art Warteschlange. Sehr wichtige Narichten können in einem Archiv abgelegt werden um auch in Zukunft stets Verfügbar zu sein.

Grundreinigung des Postfaches

Zuerst verschaffen wir uns einen Überblick über die aktuelle Situation in unserem E-Mail Postfach. Notiert euch die ungefähre Anzahl an Mails. Sollten es mehr als 200 Stück sein, verteilt die Grundreinigung auf mehrere Tage, an denen man sich 10–30 Minuten Zeit für die Reinigungsaktion nimmt. Wir wollen am Ende Zeit einsparen und nicht gleich wieder mit stundenlangem löschen und sortieren von Mails zum Fenster rauswerfen. Hat man ein weniger volles Postfach reicht in der Regel eine Stunde intensive Arbeit um mal grob „durchzuwischen“.

Wie geht man vor? Folgender Ablauf, der nicht zwangsläufig bei euch auch in dieser Reihenfolge ablaufen muss, hat sich bei mir bewiesen:

Spam-Filter auf alle Ordner und Unterordner anwenden. Was automatisiert als SPAM erkannt wird, brauchen wir nicht per Hand zu löschen.

E-Mails nach Absender sortieren. In den meisten Fällen lässt sich bei bestimmten Absendern auf den Inhalt und dessen Wichtigkeit schließen. Bei mir sind das Mails von Amazon.de, mit den neusten Angeboten. Löscht sowas! Die Chance, dass ihr nach drei Wochen oder mehr diese Mails nochmal lest oder braucht, ist ziemlich gering. Genau solche E-Mails machen den Posteingang unübersichtlich und belasten unnötigerweise das Postfach. Weg damit!

E-Mails nach Betreff sortieren. Betreffzeilen die uns schon beim lesen sagen, dass man diese Mail nicht mehr brauchen wird – löschen! Nicht die komplette Mail nochmal durchlesen, nur markieren und löschen. Zu solchen Mails zähle ich zum Beispiel Benachrichtigungen bei neuen Beiträgen in Foren, belanglose Small-Talk-Mails etc.

Die verbleibende E-Mail-Korrespondenz muss leider per Hand aussortiert werden – der zeitintensivste Teil. Lest den Inhalt der Mails nur „quer“, ⅾ. h. überfliegt schnell den Inhalt und stellt euch dann folgende Fragen:

  • Ist diese Mail so wichtig, dass du sie aufheben musst?
  • Welche Information darin macht sie so wichtig?
  • Könnte man diese Info auch auf andere Weise speichern bzw. archivieren? Wenn ja, warum machst du es nicht so?
  • Wenn du nur 20 Mails speichern könntest: Wäre sie dabei?

Schiebt die Entscheidung „löschen oder archivieren?“ nicht auf, jetzt hast du schon wertvolle Zeit dafür investiert, den Inhalt zu erfassen, also führe auch eine Entscheidung herbei.

Am Ende unserer Grundreinigung sollten eigentlich nur noch wenige Mails in unserem Posteingang liegen. Eine gute Grundlage um mit den folgenden Tipps weiterzumachen. Hält man sich jeden Tag daran, sollte sich der nun erreichte Zustand des Postfachs nur geringfügig ändern. Die ersparte Zeit kannst du in Zukunft sinnvoller verwenden!

Ordnerstruktur anlegen

Wie bereits bei der Zielsetzung erwähnt, legen wir uns Ordner zum Sortieren unserer Mails an. Dabei muss man sich stets die Frage stellen, was mit der Mail passieren soll, nachdem wir sie gelesen haben.

Im normalen Posteingang bleiben zunächst alle Mails, die wir noch lesen müssen bzw. die wir schon gelesen haben, bei denen wir aber noch keine Zeit dazu hatten, sie zu bearbeiten.

Ein zweiter Ordner für Nachrichten, bei denen wir auf eine noch ausstehende Information oder Antwort warten, um sie weiter bearbeiten zu können. Die angesprochene Warteschlange.

Für sehr wichtige Korrespondenz richten wir ein Archiv ein, indem alle Mails landen die so wichtig sind, dass sie nicht gelöscht werden sollten. Alternative: Ausdrucken!

Zeitrahmen zum Abrufen und Bearbeiten von Mails festlegen

Es soll wirklich Menschen geben, die alle 5 Minuten ihre Mails abrufen und förmlich darauf warten, ihre eigentliche Arbeit unterbrechen zu müssen, um Anfragen zu bearbeiten. Wie oft hast du in der Vergangenheit E-Mails erhalten, bei der es auf jede Minute ankam? Keine? Welch Wunder!

Plane dir feste Zeiten im Rahmen von 10 Minuten jede Stunde zum Abrufen und Bearbeiten von Nachrichten ein. In dieser Zeit machst du nichts neben her, sondern kümmerst dich ausschließlich um deinen E-Mail-Verkehr! Neu eingegangene Mails kannst du, wie bei der Grundreinigung gezeigt, erst einmal grob vorsortieren. SPAM löschen, Small-Talk lesen ggf. beantworten und dann löschen, u.s.w.

Können wir die Mail noch nicht endgültig bearbeiten, landet sie im zuvor angelegten Warteschlangen-Ordner.

Veröffentlicht von

Daniel Sprenger

Daniel Sprenger ist Blogbetreiber, Autor und Mediengestalter aus Leidenschaft. Zwischen Print- und Webdesign, versucht er sich in der Freizeit an der Fotografie.