Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 2)

Dieser Artikel ist Teil der Serie Kalender in InDesign erstellen

  1. Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Datenzusammenführung in InDesign

Nun kommen wir zum wichtigsten, der Zusammenführung von Excel-Daten und dem Layout in InDesign.

In der Datenzusammenführungspalette den Button unten rechts anklicken, um ein „zusammengeführtes Dokument“ zu erstellen.

Einstellung: Datensätze

Man kann entweder alle Datensätze übernehmen, ⅾ. h. dass alle Zeilen der Exceltabelle übernommen werden, oder man kann die Datensätze einzeln ausgeben, oder auch nur einen (Teil‑)Bereich bzw. bestimmte Stellen, mit Komma getrennt.

In diesem Bespiel ist die mehrfache Datenzusammenführung nicht möglich, da die Tabelle nicht mehrfach in das Dokument passen würde, jedoch komme ich gleich noch mal drauf zu sprechen.

Die Häkchen für Übersatztext und fehlende Verknüpfungen können wir je nach Bedarf an‑ und abwählen. Schaden kann es nicht.
Wir bestätigen noch mit „OK“ und es wird – automatisiert im Hintergrund – ein neues Dokument aus unseren Exceldaten und dem Layout aus InDesign erstellt. Jetzt sehen wir das fertige ID-Dokument.

Das zusammengeführte ID-Dokument

Das Feintuning

Wir sehen, dass die grau hinterlegte Fläche nicht auf Sonntag sondern Samstag liegt. Wer das ändern möchte, geht wie folgt vor:

Um unnötige Klicks und Zeit zu sparen, stellen wir uns unter „Bearbeiten → Tastaturbefehle …“ ein Tastenkürzel für die Tabellenoption „Abwechselnde Flächen“ ein, falls nicht schon geschehen.

Tastaturkürzel einstellen

Wir klicken nun in eine beliebige Zelle der Tabelle und benutzen die zuvor erstellte Tastenkombination.

Abwechselnde Flächen
richtige Einstellung

Der November 2009 begann mit einem Sonntag, daher stellen wir das Überspringenintervall auf „null“, und je nach dem an welcher Stelle der Sonntag steht, setzten wir dem entsprechend auch das Intervall.

Das gleiche Verfahren führen wir auch für die Konturen in der Spalte der Kalenderwochen aus.

abwechselnde Kontur einstellen

Die Prozedur wiederholen wir für jeden Monat.

Mehrere Datensätze pro Dokumentseite

Für einen mehrspaltigen Kalender, z. B. für 3 oder 12 Monate auf einer Seite, nutzen wir die Möglichkeit mehrere Datensätze auf einer Dokumentseite zu platzieren.

Dazu erstellen wir wie zuvor ein Indesign-Dokument in den gewünschten Maßen, allerdings nur in der Größe einer Spalte, bzw. eines Monats, das variiert natürlich mit eurer Gestaltung. In meinem Beispiel zeigen im zusammengeführten Dokument 3 Spalten, also 3 Monate.

dreispaltiges Dokument erstellen
Einstellungen 1

Hier wählen wir die Option „Mehrere Datensätze“ aus und wechseln zum nächsten Reiter.

Einstellungen 2

Unter „Ränder“ stellen wir die gleichen Werte ein, wie sie unter „Layout → Ränder und Spalten…“ auch benutzt wurden.

In unserem Fall wählen wir unter „Datensatz-Layout“ die „Spalten“ aus, da wir die Tabelle jeweils nach rechts verschieben. Im Prinzip ist es gerade in diesem Fall egal welche Option man wählt, da die Tabelle die volle Länge des Dokuments einnimmt. Würde diese jedoch nur ein viertel der Länge betragen, dann sollten wir uns entscheiden, ob die nächste Tabelle erst nach rechts verschoben werden soll, oder erst nach unten und dann nach rechts in die nächste Spalte.

fertige Datenzusammenführung

Vorteile dieser Methode

Nun, welche Vorteile hat man, dass man einen so großen Aufwand betreibt. Es liegt auf der Hand, es ist die – zukünftige – Zeitersparnis dank Automatisierung. Wer ein mal ein Kalendarium „per Hand“ erstellen musste, weiß wovon ich spreche.

In InDesign haben wir für jede Art des Kalenders jeweils zwei Dokumente, das „Master-Dokument“ mit den Platzhaltern für die Datensätze im Layout und das zusammengeführte Dokument mit den Datensätzen, in diesem Fall der fertige Kalender.

Für Kalendarien der kommenden Jahre muss lediglich die Datenquelle in Excel bearbeitet werden (ggf. sind auch Änderungen am Design des „Master-Dokuments“ zu machen) und ein neues zusammengeführtes Dokument erstellt werden, fertig. Es kann natürlich auch das zusammengeführte Dokument weiter bearbeitet werden!

Ich hoffe alles verständlich erklärt zu haben.

Download der Beispieldaten

Viel Spaß bei der Umsetzung.

Veröffentlicht von

Dimitrij Spasow

Ich bin sehr offen für neue Sachen und experimentiere sehr gerne. Ich stelle mich den Herausforderungen, auch wenn es oft schwer erscheint. Für Kunst interessierte ich mich schon immer, am Anfang war es nur die Kunst der Musik nun auch die malerische Kunst. War von der Zeit als ich meinen ersten Rechner bekam, dafür interessiert, etwas zu gestalten. Es langte leider nicht aus, um dieses Hobby zu studieren, jedoch langte es mich da selbständig zu machen, was natürlich als nebengewerblich läuft. Hoffe durch meine Beiträge hier jedermann geholfen zu haben, und freue mich auf Feedback.

12 Gedanken zu „Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 2)“

  1. Hervorragender Beitrag zu diesem Thema und ein Dankeschön für die umfangreiche Excel-Datei.

    Eine Frage noch dazu:
    Gibt es einen Grund, warum die Anzahl der Termine in der Excel-Datei auf 89 beschränkt ist?

    Mir ist dies aufgefallen, als ich die Namenstage des Jahres in der Excel-Datei ergänzt habe. Verwendet habe ich dafür die Spalte für die Termine und da wurden die Einträge eben ab Zeile 89 nicht mehr in das erste Tabellenblatt übernommen.

  2. Hallo Roland,
    ich freu mich, dir geholfen zu haben. Es gibt keinen nur einen Grund, warum es 89 waren. Es hat gereicht.
    Man kann es aber beliebig erweitern. Falls du dabei Hilfe benötigen solltest, melde dich einfach.

    Gruß
    dimi

  3. warum ist die txt datei in indesign und warum kann indesign nicht direkt auf die exel zugreifen. ein export der exel datei als txt funktioniert aber indesign nimmt diese nicht als neues daten txt an….

    super, ich scheck nichts. und das txt im zusammenhang mit dem exel. darüber kann ich auch kein wort lesen… sorry. das tutorial wirft mehr fragen auf als anworten…

  4. kernproblem bei mir ist…

     –ich exportiere die exel datei wie beschrieben als txt

    problem

     – indesign lässt die fehlermeldung beim update raus. manchmal klappt es – dann wiederum werden die sonntags hintergründe falsch gesetzt. die feiertage wurden gar nicht übernommen. nur die termine….

    also so richtig daran glauben kann ich nicht.

  5. Hallo Jack7,

    ich denke das Problem liegt darin, dass du nicht so arbeitest wie es beschrieben wurde. Die Hintergründe für Sonntag musst du per Hand ändern, was auch sehr schnell gemacht ist.

    Meiner Meinung nach solltest du erst mal die Grundlagen der Datenzusammenführung inwendig kennenlernen, und dann hier posten!

  6. Hey zusammen,

    mal eine blöde Frage ;)
    wie ändere ich die Excel-Tabelle wenn es eine Schaltjahr ist?

  7. ich glaube zu meinen, dass auch Februar mit 31 Tagen belegt ist, sodass das „29“ automatisch auftaucht. Bin mir aber nicht sicher!

  8. Hallo Dimitrij,

    zugegebenermaßen habe ich noch nie wirklich mit Excel und Formeln gearbeitet.
    Nun versuche ich gerade Deine Anleitung umzusetzen und scheitere leider schon an der Formel für die Feiertage.
    Also den Kalender an sich habe ich schon soweit stehen, aber an welcher Stelle muss ich denn nun die Formel für Feiertage einfügen.

    U.a. sieht meine Kalenderdatei auch etwas anders aus. da wo bei Dir w1, w2… oder Wochformel steht da steht bei mir #WERT!
    Ich hoffe ich habe das richtig gemacht.

    Wäre super, wenn Du mir recht zeitnah antwortest. Vielen Dank schon mal vorab für Deine Mühe!

    Viele Grüße Sonja

  9. Hallo Sonja,

    an den Formeln musst du nichts ändern, du musst lediglich die Feiertage eintragen und zwar in eine andere Mappe (unten müssten drei Mappen sein).
    da sind paar Beispiele vorhanden.

    Viel Glück!

  10. Hallo Dimitrij,

    ich bins nochmal…
    ja ich habe dann auch gesehen, dass Du die bereits fertigen Vorlagen zum Download hinterlegt hast.

    Ich habe mir nun meine Tabelle in Indesign angelegt und die entsprechenden Zellen mit Inhalt wie in Deiner Vorlage gefüllt.
    Alles gut soweit.
    Wenn ich nun auf Vorschau gehe habe ich soeben den Januar 2012 erzeugt.

    Ich habe bei Deiner Excel-Vorlage folgendes Problem. Wenn ich vorne das Jahr auf 2012 ändere, dann stimmen die Wochentage mit dem Kalender (meiner Vorlage) überein, allerdings ändert sich bei der Kalenderwoche das der 1. Januar KW 1 ist.
    Tatsächlich ist der 1. Januar 2012 KW 52.
    Wenn ich nun Deine Formel von der Internetseite in das Feld WochFormel1 kopiere(Die Formel ist ja identisch mit der hinterlegten) dann springt die Woche sofort auf 52 um und alle weiteren Tage bekommen auch den richtigen Wert.

    Ich wundere mich halt, dass das nicht automatisch umspringt.

    Nun noch eine wahrscheinlich total dämliche Frage zu Indesign.
    Ich habe also meine Tabelle in Indesign angelegt und die Datenzusammenführung erledigt, allerdings habe ich jetzt lediglich den Januar 2012 erstellt. Wie bekomme ich denn nun die folgenden Monate hin?

    Es tut mir Leid das ich so viele doofe Fragen habe, aber jeder steht immer mal vor etwas, dass er zum ersten mal macht. Und bei mir ist das gerade heute der Fall.

    Grüße Sonja

  11. Hi Sonja,

    es gibt keine doofen Fragen!!!!

    Wie man die restlichen Monate in InDesign erstellt erklärt sich damit, wenn man das Ganze mit der Datenzusammenführung macht. Müsste soweit ich weiß alles geschrieben stehen, Notfalls lade dir doch die Daten runter!

    mich erreichst du auch unter: info@spasow.de ;)

    lg
    dimi

  12. Hi,

    wir haben ein InDesign Script erstellt, das mit gewünschten Kalender-Typen erweitert werden kann. Die Kalendarien sind bis 2100 geprüft. weiterhin können Feiertags-Dateien mit angegeben werden, sodass die Feiertage markiert und textuell dargestellt werden können.

    Nähere Infos hierzu unter
    http://greifdesign.net/pages/kalendariumscript.html

    Gruss aus Berlin,
    ALex Greif
    GreifDesign

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