Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Dieser Artikel ist Teil der Serie Kalender in InDesign erstellen

  1. Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Im ersten Teil dieser Artikelserie beschreibe ich, wie man die Exceltabelle vorbereitet, welche Formeln dazu notwenig sind und wie die Datensätze in InDesign ausgegeben werden. In den noch folgenden Artikeln geht es um die Datenzusammenführung in InDesign und die nötigen Einstellung an der Tabelle, um einen perfekten Kalender für den Druck zu erstellen.

Der fertige Kalender (Ausschnitt)

Exceltabelle vorbereiten

Als erstes erstellen wir eine Exceltabelle, die später für unser Projekt von großer Bedeutung sein wird. Die Exceltabelle sollte gründlich und übersichtlich erstellt werden, was heißen soll, dass es nicht unbedingt so ausschauen muss, wie ich es hier zeigen werde.

1. Exceltabelle erstellen mit drei Reitern

2. Im Reiter „text.txt“ wird die komplette Tabelle die für InDesign notwendig ist erstellt. Im Reiter „feiertage“ werden alle im Kalender gewünschte Feiertage und im Reiter „termine“ die gewünschten Termine aufgelistet.

Feiertage
Termine

Nun wollen wir die große Tabelle genauer betrachten

Auf der Linken Seite sehen wir den Anfang der Tabelle. Sie beginnt mit dem Datensatz „Jahr“ und verläuft weiter nach unten, zählt dabei nach rechts. Ab der Spalte „C“ beginne ich mit dem zählen der Wochentage, bei der selbstverständlich eine Formel dafür sorgt, dass alles reibungslos abläuft. „w1“ bedeutet, dass der erste Tag im Monat November des Jahres 2009 z. B. mit einem Sonntag beginnt. Tag 2 eben dann „Montag“ usw. Dies läuft für jeden Monat bis Tag 31 also „w31“.

Die nächsten Spalten ermitteln die genaue Kalenderwoche für den entsprechenden Tag, und die Spalten darauf machen eine Abfrage für den jeweiligen Montag und wenn die Aussage wahr ist, so wird die Kalenderwoche nur in der Spalte eingetragen.

Die nächsten Spalten sind für Termine und Feiertage gedacht. Also „tr5“ in der Zeile November bedeutet: Termin für 5. November. Dazu dienen die anderen Tabellen mit den genauen Daten für die Feiertage und Termine.

Formelsammlung

Formel für Wochentage (MO, DI, MI…)
=WENN(TAG(DATUM($A2;MONAT(1&$B2)+1;1)-1)<SPALTE()-2;"";TEXT(DATUM($A2;MONAT(1&$B2);SPALTE()-2);"TTT"))

Formel für Kalenderwoche
=KÜRZEN((DATUM($A2;MONAT(1&$B2);SPALTE()-33)-DATUM(JAHR(DATUM($A2;MONAT(1&$B2);SPALTE()-33)+3-REST(DATUM($A2;MONAT(1&$B2);SPALTE()-33)-3;7));1;REST(DATUM($A2;MONAT(1&$B2);SPALTE()-33)-3;7)-9))/7)

Kalenderwoche nur bei einem bestimmten Wochentag zeigen (im Beispiel: Montag)
=WENN(C2="Mo";AH2;"")

Formel für Feiertage*
=WENN((ISTNV(SVERWEIS((DATUM($A2;MONAT(1&$B2);(SPALTE()-95)));feiertage!$A$1:$C$55;3;FALSCH)))=FALSCH;(SVERWEIS((DATUM($A2;MONAT(1&$B2);(SPALTE()-95)));feiertage!$A$1:$C$55;3;FALSCH));""

Formel für Termine*
=WENN((ISTNV(SVERWEIS((DATUM($A2;MONAT(1&$B2);(SPALTE()-126)));termine!$A$1:$C$88;3;FALSCH)))=FALSCH;(SVERWEIS((DATUM($A2;MONAT(1&$B2);(SPALTE()-126)));termine!$A$1:$C$88;3;FALSCH));"")

* Die letzten beiden Formeln beziehen sich entweder auf die Tabelle „feiertage“ oder „termine“.

Warum ich die Exceltabelle so sehr auf die Spalten ausgebreitet habe, liegt schlicht und ergreifend daran, weil ich die Datensätze in InDesign so am besten einfügen kann.

Wenn die Exceltabelle soweit steht, speichern wir diese als normale .txt-Datei ab (Text mit Tabs getrennt).

Kalender in InDesign erstellen

1. Neue Datei (Format ist selbstverständlich frei zu wählen)

2.  Erstellen einer Tabelle mit z. B. 4 Spalten und 31 Zeilen

Optionen 1

Optionen 2

Optionen 3

Unter „Tabelle → Zellenoptionen“ können noch diverse Einstellungen getroffen werden, falls gewünscht.

3. Nun beginnen wir mit der sog. Datenzusammenführung, die Automatisierung in InDesign. Zu finden unter „Fenster → Automatisierung → Datenzusammenführung“.

Nun die Datenquelle auswählen, also die .txt-Datei aus der Exceltabelle. Wenn soweit alles richtig gemacht wurde und keine Fehlermeldung erscheint, sehen wir nun die einzelnen Datensätze.

Nun erstellen wir die für unsere Zwecke notwendigen Absatzformate, ich denke, da muss ich nicht ausführlicher darauf eingehen.

Jetzt klicken wir in die gewünschte Zeile unserer Tabelle in InDesign und wählen den dazugehörigen Datensatz, z. B. erste Zeile oben links soll für den Wochentag stehen, also wählen wir den Datensatz „w1“ aus.

Wenn soweit alles richtig gemacht wurde, sollte die Tabelle wie unten ausschauen (die Zeilen mit roten Punkt enthalten Übersatztext, dies wird sich bei der Ausgabe bzw. bei Vorschau ändern).

Die fertige Tabelle

Über die Vorschau können wir uns jetzt einen Überblick der einzelnen Datensätze verschaffen und jeden einzelnen Monat durchblättern.

In der nächsten Serie beschreibe ich die Datenzusammenführung und deren Einstellung samt ihren Auswirkungen auf das fertige Dokument. Ich werde auch weitere  Varianten vorstellen, um zu sehen wie stark die Datenzusammenführung in InDesign wirklich ist und welche Layouteinstellungen in welchen Fällen man treffen sollte.

Wünsche viel Spaß beim Lesen!

Veröffentlicht von

Dimitrij Spasow

Ich bin sehr offen für neue Sachen und experimentiere sehr gerne. Ich stelle mich den Herausforderungen, auch wenn es oft schwer erscheint. Für Kunst interessierte ich mich schon immer, am Anfang war es nur die Kunst der Musik nun auch die malerische Kunst. War von der Zeit als ich meinen ersten Rechner bekam, dafür interessiert, etwas zu gestalten. Es langte leider nicht aus, um dieses Hobby zu studieren, jedoch langte es mich da selbständig zu machen, was natürlich als nebengewerblich läuft. Hoffe durch meine Beiträge hier jedermann geholfen zu haben, und freue mich auf Feedback.

2 Gedanken zu „Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)“

  1. Hallo, ich finde die Aufbereitung der Excel-Tabelle schwer nachvollziehbar. Wie genau muss diese aussehen und wo muss ich die Formeln eingeben?

  2. Hallo, leider habe ich auch einige Probleme. Die Kalendertage funktionieren nun (man muss die Formel für jede Zeile anpassen, also die Zeilenzahl ändern). Aber bei der Montagabfrage bin ich jetzt auch ratlos. Wo soll das denn nun hin? Bei mir passiert da leider nichts, wenn ich es einfüge (und wie viele Spalten bekommen die Formel unter Woch1… überhaupt?)

    Für weitere Hilfe wäre ich sehr dankbar! :-) Scheint sonst eine echt nützliche Sache zu sein!!!
    Vielen Dank!

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