Workshop: Datenzusammenführung mit Bildern in InDesign

Personalisierte Mailings und Titelseiten liegen voll im Trend, „per Hand“ möchte das bei mehr als 10 Datensätzen aber keiner freiwillig machen. Hier spielt uns wieder die Datenzusammenführung in InDesign in die Karten. Dank Automatisierung sind auch größere Jobs mit mehreren 10.000 Datensätzen unglaublich schnell und einfach „abgefrühstückt“.

Anhand eines erdachten Beispiels – hier personalisierte Visitenkarten – erkläre ich, wie die Datenzusammenführung mit Bildern in InDesign prinzipiell funktioniert. Das Beispiel lässt sich natürlich auf alle erdenkbaren Anwendungsfälle erweitern, es geht in diesem Workshop also erstmal nur rein um das „Prinzip“. Weitere Methoden wären personalisierte Bilder, die z. B. den Namen des Adressaten im Bildmotiv integrieren „Handschrift auf einem Blatt Papier“, „Name als Abdruck auf einer Oberfläche“ etc.

Die Vorbereitungen

Wir erstellen zunächst einen Ordner, in dem alle Bilder abgelegt werden. Die Bilder sollte man sinnvoll benennen, damit später in Excel das Ganze auch leicht automatisiert werden kann. Ich treffe die Wahl, die Bilder nach Namen – statt bspsw. mit Nummern – zu benennen, dies hilft mir das Bild zu dem richtigen Namen in der Tabelle zuzuordnen. Die Bilder am besten alle im korrekten Format und gewünschter/nötiger Auflösung speichern, das erspart meist größere Probleme.

Nachdem der Ordner erstellt und die Bilder benannt wurden, erstellen wir eine Exceltabelle, die wie folgt aussehen könnte:

Exceltabelle Beispiel

Um die Bilder in der Datenzusammenführung in InDesign automatisieren, müssen wir in Excel bei dem Namen das @-Zeichen eingeben, dies sorgt dafür, dass InDesign erkennt, dass alle darauf folgenden Zeilen Adressen für die Bilder sind. Der Name kann heißen wie er will, nur das @-Zeichen muss davor stehen.
Alles bis auf @Bild lässt sich von alleine Eingeben. Bei @Bild sind einige Dinge zu beachten: Das „@“-Zeichen ist für Excel ein Formelzeichen, d.h. wenn wir einfach nur „@Bild“  eingeben, so erkennt Excel dies als Formel und das Ganze ist für InDesign nicht mehr brauchbar. Deshalb gibt es generell zwei Möglichkeiten dem Problem zu entgehen. Die erste Möglichkeit ist, einfach Bild als Namen eingeben, ohne das @-Zeichen, und dann nachdem die .txt-Datei erstellt wurde einfach das @-Zeichen einfügen, oder die bessere Wahl: Man gibt einfach „‘@Bilder“ ein.

Bei den Pfaden nutze ich auch eine Formel, dabei beziehe ich mich auf den jeweiligen Namen, da meine Bilder auch nach Namen benannt wurden. Würde eines Umlaute enthalten, so könnte man eine neue Spalte erstellen und die Namen dorthin kopieren und nur die, die Umlaute enthalten (kann man mit Excel prüfen) und Umlaute abschreiben. Die Formel für Pfade ist ganz einfach: „=/User… &B2 &“.jpg“ “
Wenn die Bilder nach Nummern benannt wurden, so kann man eine Spalte erstellen und dann auf diese sich beziehen, so vermeidet man Fehler.

Datenzusammenführung

Wir erstellen nach Belieben ein Dokument, mit all seinen Absatzformaten und alles was dazu gehört.

Als nächstes ziehen wir einen Grafikrahmen in der gewünschten Größe. Hier ist einiges zu beachten. Die Datenzusammenführung bezieht sich immer auf den oberen linken Rahmenpunkt, d.h. haben wir Bilder im Hoch‑ und Querformat  und der Grafikrahmen ist rechts gesetzt, so sind die Hochformatbilder an der linken Seit ausgerichtet. Falls das Layout dazu führt, dass der Grafikrahmen auf der rechten Seite liegen sollte, so kann man den Rahmen einfach spiegeln. Die Bilder sollten dann aber auch dem entsprechend davor gespiegelt werden (man kann mit gewissen Programmen alle auf einmal spiegeln).

Der Grafikrahmen hat für Breite und Höhe den gleichen Wert, den maximalen Wert der Höhe und der Breite der Bilder. Die Bilder sollten aber schon nicht allzu große Unterschiede aufweisen.

Als nächstes erstellen wir einen Textrahmen.

InDesign-Dokument

Nun öffnen wir die Palette „Datenzusammenführung“ und  wählen die Datenquelle aus.

Datenzusammenführungspalette

Wir platzieren die Datensätze dort, wo wir sie brauchen – formatieren nicht vergessen, am Besten mit Absatzformaten.

InDesign Dokument nach einfügen der Datensätze

Nun wählen wir die für unsere Zwecke notwendige Optionen in der Datenzusammenführung und erstellen das zusammengeführte ID-Dokument.

Optionen

Zwei Optionen sind möglich, sofern alles sauber vorbereitet wurde:

  1. Rahmen an Bilder anpassen
  2. Rahmen‑ und Bildgrößen beibehalten

Die Bilder sollten immer verknüpft werden, erleichtert das Handling.

WP-Workshop: WordPress als CMS (Teil 1)

Dieser Artikel ist Teil der Serie WP-Workshop: WordPress als CMS

  1. WP-Workshop: WordPress als CMS

Die Qual der Wahl

Bevor es an die eigentliche Arbeit ging, war zu entscheiden welches „CMS“ zum Einsatz kommen sollte. Wirklich schnell konnte ich keine Entscheidung treffen, ich wollte mir vor Projektbeginn wirklich sicher sein, das richtige System gewählt zu haben. Nichts wäre ärgerlicher als mitten im Projekt festzustellen, dass das CMS völlig ungeeignet für diesen Einsatzbereich ist. WP-Workshop: WordPress als CMS (Teil 1) weiterlesen