Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 2)

Dieser Artikel ist Teil der Serie Kalender in InDesign erstellen

  1. Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Datenzusammenführung in InDesign

Nun kommen wir zum wichtigsten, der Zusammenführung von Excel-Daten und dem Layout in InDesign.

In der Datenzusammenführungspalette den Button unten rechts anklicken, um ein „zusammengeführtes Dokument“ zu erstellen.

Einstellung: Datensätze

Man kann entweder alle Datensätze übernehmen, ⅾ. h. dass alle Zeilen der Exceltabelle übernommen werden, oder man kann die Datensätze einzeln ausgeben, oder auch nur einen (Teil‑)Bereich bzw. bestimmte Stellen, mit Komma getrennt.

In diesem Bespiel ist die mehrfache Datenzusammenführung nicht möglich, da die Tabelle nicht mehrfach in das Dokument passen würde, jedoch komme ich gleich noch mal drauf zu sprechen.

Die Häkchen für Übersatztext und fehlende Verknüpfungen können wir je nach Bedarf an‑ und abwählen. Schaden kann es nicht.
Wir bestätigen noch mit „OK“ und es wird – automatisiert im Hintergrund – ein neues Dokument aus unseren Exceldaten und dem Layout aus InDesign erstellt. Jetzt sehen wir das fertige ID-Dokument.

Das zusammengeführte ID-Dokument

Das Feintuning

Wir sehen, dass die grau hinterlegte Fläche nicht auf Sonntag sondern Samstag liegt. Wer das ändern möchte, geht wie folgt vor:

Um unnötige Klicks und Zeit zu sparen, stellen wir uns unter „Bearbeiten → Tastaturbefehle …“ ein Tastenkürzel für die Tabellenoption „Abwechselnde Flächen“ ein, falls nicht schon geschehen.

Tastaturkürzel einstellen

Wir klicken nun in eine beliebige Zelle der Tabelle und benutzen die zuvor erstellte Tastenkombination.

Abwechselnde Flächen
richtige Einstellung

Der November 2009 begann mit einem Sonntag, daher stellen wir das Überspringenintervall auf „null“, und je nach dem an welcher Stelle der Sonntag steht, setzten wir dem entsprechend auch das Intervall.

Das gleiche Verfahren führen wir auch für die Konturen in der Spalte der Kalenderwochen aus.

abwechselnde Kontur einstellen

Die Prozedur wiederholen wir für jeden Monat.

Mehrere Datensätze pro Dokumentseite

Für einen mehrspaltigen Kalender, z. B. für 3 oder 12 Monate auf einer Seite, nutzen wir die Möglichkeit mehrere Datensätze auf einer Dokumentseite zu platzieren.

Dazu erstellen wir wie zuvor ein Indesign-Dokument in den gewünschten Maßen, allerdings nur in der Größe einer Spalte, bzw. eines Monats, das variiert natürlich mit eurer Gestaltung. In meinem Beispiel zeigen im zusammengeführten Dokument 3 Spalten, also 3 Monate.

dreispaltiges Dokument erstellen
Einstellungen 1

Hier wählen wir die Option „Mehrere Datensätze“ aus und wechseln zum nächsten Reiter.

Einstellungen 2

Unter „Ränder“ stellen wir die gleichen Werte ein, wie sie unter „Layout → Ränder und Spalten…“ auch benutzt wurden.

In unserem Fall wählen wir unter „Datensatz-Layout“ die „Spalten“ aus, da wir die Tabelle jeweils nach rechts verschieben. Im Prinzip ist es gerade in diesem Fall egal welche Option man wählt, da die Tabelle die volle Länge des Dokuments einnimmt. Würde diese jedoch nur ein viertel der Länge betragen, dann sollten wir uns entscheiden, ob die nächste Tabelle erst nach rechts verschoben werden soll, oder erst nach unten und dann nach rechts in die nächste Spalte.

fertige Datenzusammenführung

Vorteile dieser Methode

Nun, welche Vorteile hat man, dass man einen so großen Aufwand betreibt. Es liegt auf der Hand, es ist die – zukünftige – Zeitersparnis dank Automatisierung. Wer ein mal ein Kalendarium „per Hand“ erstellen musste, weiß wovon ich spreche.

In InDesign haben wir für jede Art des Kalenders jeweils zwei Dokumente, das „Master-Dokument“ mit den Platzhaltern für die Datensätze im Layout und das zusammengeführte Dokument mit den Datensätzen, in diesem Fall der fertige Kalender.

Für Kalendarien der kommenden Jahre muss lediglich die Datenquelle in Excel bearbeitet werden (ggf. sind auch Änderungen am Design des „Master-Dokuments“ zu machen) und ein neues zusammengeführtes Dokument erstellt werden, fertig. Es kann natürlich auch das zusammengeführte Dokument weiter bearbeitet werden!

Ich hoffe alles verständlich erklärt zu haben.

Download der Beispieldaten

Viel Spaß bei der Umsetzung.

Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Dieser Artikel ist Teil der Serie Kalender in InDesign erstellen

  1. Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Im ersten Teil dieser Artikelserie beschreibe ich, wie man die Exceltabelle vorbereitet, welche Formeln dazu notwenig sind und wie die Datensätze in InDesign ausgegeben werden. In den noch folgenden Artikeln geht es um die Datenzusammenführung in InDesign und die nötigen Einstellung an der Tabelle, um einen perfekten Kalender für den Druck zu erstellen.

Der fertige Kalender (Ausschnitt)
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