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ReadytoPrint

Ready to Print – Handbuch für Mediengestalter

Die Gestalten waren so nett mir ein Rezensionsexemplar von „Ready to Print“ zu schicken, dass ich in den nächsten Tagen und Wochen durchstöbern und im Alltag als Nachschlagewerk auf seine „Einsatzfähigkeit“ hin testen werde. Die Autorin Kristina Nickel erklärt in den Kapiteln „Papier“, „Drucktechnik“, „Satz und Typografie“, „Überfüllung“, „Farbe“, „Bildbearbeitung“ und „PDF“ die wichtigsten Schritte der Druckvorstufe und Produktion. Eine ausführlichere Vorstellung des Buches mit meiner persönlichen Meinung dazu folgt noch.

Nachfolgend ein paar Informationen zum Buch, mehr Input sowie weitere Bilder findet man im Gestalten-Shop.

Dieses praxisorientiertes Handbuch ebnet allen Gestaltern den Weg zu einem bestmöglichen Printprodukt.

Heutzutage müssen Gestalter auch Tätigkeiten aus der Reinzeichnung, Druckvorstufe und Produktion beherrschen. Mit Ready to Print können Gestalter Dateien und Materialien so vorbereiten, dass mit einem optimalen Druck das bestmögliche Ergebnis erzielt werden kann. Detaillierte Beschreibungen helfen, die einzelnen Arbeitsgänge treffsicher zu planen.

Ready to Print wurde von Kristina Nickel verfasst. Sie verfügt über langjährige Erfahrung in Reinzeichnung und Produktion und war überrascht, wie oft sie die gleichen Fehler in Dokumenten korrigieren musste. Dieses Buch ist die Konsequenz ihrer bisher vergeblichen Suche nach einem praxisorientierten Ratgeber zu diesen Themen.

ID-document

Workshop: Datenzusammenführung mit Bildern in InDesign

Personalisierte Mailings und Titelseiten liegen voll im Trend, „per Hand“ möchte das bei mehr als 10 Datensätzen aber keiner freiwillig machen. Hier spielt uns wieder die Datenzusammenführung in InDesign in die Karten. Dank Automatisierung sind auch größere Jobs mit mehreren 10.000 Datensätzen unglaublich schnell und einfach „abgefrühstückt“.

Anhand eines erdachten Beispiels – hier personalisierte Visitenkarten – erkläre ich, wie die Datenzusammenführung mit Bildern in InDesign prinzipiell funktioniert. Das Beispiel lässt sich natürlich auf alle erdenkbaren Anwendungsfälle erweitern, es geht in diesem Workshop also erstmal nur rein um das „Prinzip“. Weitere Methoden wären personalisierte Bilder, die z. B. den Namen des Adressaten im Bildmotiv integrieren „Handschrift auf einem Blatt Papier“, „Name als Abdruck auf einer Oberfläche“ etc.

Die Vorbereitungen

Wir erstellen zunächst einen Ordner, in dem alle Bilder abgelegt werden. Die Bilder sollte man sinnvoll benennen, damit später in Excel das Ganze auch leicht automatisiert werden kann. Ich treffe die Wahl, die Bilder nach Namen – statt bspsw. mit Nummern – zu benennen, dies hilft mir das Bild zu dem richtigen Namen in der Tabelle zuzuordnen. Die Bilder am besten alle im korrekten Format und gewünschter/nötiger Auflösung speichern, das erspart meist größere Probleme.

Nachdem der Ordner erstellt und die Bilder benannt wurden, erstellen wir eine Exceltabelle, die wie folgt aussehen könnte:

Exceltabelle Beispiel

Um die Bilder in der Datenzusammenführung in InDesign automatisieren, müssen wir in Excel bei dem Namen das @-Zeichen eingeben, dies sorgt dafür, dass InDesign erkennt, dass alle darauf folgenden Zeilen Adressen für die Bilder sind. Der Name kann heißen wie er will, nur das @-Zeichen muss davor stehen.
Alles bis auf @Bild lässt sich von alleine Eingeben. Bei @Bild sind einige Dinge zu beachten: Das „@“-Zeichen ist für Excel ein Formelzeichen, d.h. wenn wir einfach nur „@Bild“  eingeben, so erkennt Excel dies als Formel und das Ganze ist für InDesign nicht mehr brauchbar. Deshalb gibt es generell zwei Möglichkeiten dem Problem zu entgehen. Die erste Möglichkeit ist, einfach Bild als Namen eingeben, ohne das @-Zeichen, und dann nachdem die .txt-Datei erstellt wurde einfach das @-Zeichen einfügen, oder die bessere Wahl: Man gibt einfach „‘@Bilder“ ein.

Bei den Pfaden nutze ich auch eine Formel, dabei beziehe ich mich auf den jeweiligen Namen, da meine Bilder auch nach Namen benannt wurden. Würde eines Umlaute enthalten, so könnte man eine neue Spalte erstellen und die Namen dorthin kopieren und nur die, die Umlaute enthalten (kann man mit Excel prüfen) und Umlaute abschreiben. Die Formel für Pfade ist ganz einfach: „=/User… &B2 &“.jpg“ “
Wenn die Bilder nach Nummern benannt wurden, so kann man eine Spalte erstellen und dann auf diese sich beziehen, so vermeidet man Fehler.

Datenzusammenführung

Wir erstellen nach Belieben ein Dokument, mit all seinen Absatzformaten und alles was dazu gehört.

Als nächstes ziehen wir einen Grafikrahmen in der gewünschten Größe. Hier ist einiges zu beachten. Die Datenzusammenführung bezieht sich immer auf den oberen linken Rahmenpunkt, d.h. haben wir Bilder im Hoch‑ und Querformat  und der Grafikrahmen ist rechts gesetzt, so sind die Hochformatbilder an der linken Seit ausgerichtet. Falls das Layout dazu führt, dass der Grafikrahmen auf der rechten Seite liegen sollte, so kann man den Rahmen einfach spiegeln. Die Bilder sollten dann aber auch dem entsprechend davor gespiegelt werden (man kann mit gewissen Programmen alle auf einmal spiegeln).

Der Grafikrahmen hat für Breite und Höhe den gleichen Wert, den maximalen Wert der Höhe und der Breite der Bilder. Die Bilder sollten aber schon nicht allzu große Unterschiede aufweisen.

Als nächstes erstellen wir einen Textrahmen.

InDesign-Dokument

Nun öffnen wir die Palette „Datenzusammenführung“ und  wählen die Datenquelle aus.

Datenzusammenführungspalette

Wir platzieren die Datensätze dort, wo wir sie brauchen – formatieren nicht vergessen, am Besten mit Absatzformaten.

InDesign Dokument nach einfügen der Datensätze

Nun wählen wir die für unsere Zwecke notwendige Optionen in der Datenzusammenführung und erstellen das zusammengeführte ID-Dokument.

Optionen

Zwei Optionen sind möglich, sofern alles sauber vorbereitet wurde:

  1. Rahmen an Bilder anpassen
  2. Rahmen‑ und Bildgrößen beibehalten

Die Bilder sollten immer verknüpft werden, erleichtert das Handling.

Einstellungen 1

Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 2)

Dieser Artikel ist Teil der Serie Kalender in InDesign erstellen

  1. Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Datenzusammenführung in InDesign

Nun kommen wir zum wichtigsten, der Zusammenführung von Excel-Daten und dem Layout in InDesign.

In der Datenzusammenführungspalette den Button unten rechts anklicken, um ein „zusammengeführtes Dokument“ zu erstellen.

Einstellung: Datensätze

Man kann entweder alle Datensätze übernehmen, ⅾ. h. dass alle Zeilen der Exceltabelle übernommen werden, oder man kann die Datensätze einzeln ausgeben, oder auch nur einen (Teil‑)Bereich bzw. bestimmte Stellen, mit Komma getrennt.

In diesem Bespiel ist die mehrfache Datenzusammenführung nicht möglich, da die Tabelle nicht mehrfach in das Dokument passen würde, jedoch komme ich gleich noch mal drauf zu sprechen.

Die Häkchen für Übersatztext und fehlende Verknüpfungen können wir je nach Bedarf an‑ und abwählen. Schaden kann es nicht.
Wir bestätigen noch mit „OK“ und es wird – automatisiert im Hintergrund – ein neues Dokument aus unseren Exceldaten und dem Layout aus InDesign erstellt. Jetzt sehen wir das fertige ID-Dokument.

Das zusammengeführte ID-Dokument

Das Feintuning

Wir sehen, dass die grau hinterlegte Fläche nicht auf Sonntag sondern Samstag liegt. Wer das ändern möchte, geht wie folgt vor:

Um unnötige Klicks und Zeit zu sparen, stellen wir uns unter „Bearbeiten → Tastaturbefehle …“ ein Tastenkürzel für die Tabellenoption „Abwechselnde Flächen“ ein, falls nicht schon geschehen.

Tastaturkürzel einstellen

Wir klicken nun in eine beliebige Zelle der Tabelle und benutzen die zuvor erstellte Tastenkombination.

Abwechselnde Flächen
richtige Einstellung

Der November 2009 begann mit einem Sonntag, daher stellen wir das Überspringenintervall auf „null“, und je nach dem an welcher Stelle der Sonntag steht, setzten wir dem entsprechend auch das Intervall.

Das gleiche Verfahren führen wir auch für die Konturen in der Spalte der Kalenderwochen aus.

abwechselnde Kontur einstellen

Die Prozedur wiederholen wir für jeden Monat.

Mehrere Datensätze pro Dokumentseite

Für einen mehrspaltigen Kalender, z. B. für 3 oder 12 Monate auf einer Seite, nutzen wir die Möglichkeit mehrere Datensätze auf einer Dokumentseite zu platzieren.

Dazu erstellen wir wie zuvor ein Indesign-Dokument in den gewünschten Maßen, allerdings nur in der Größe einer Spalte, bzw. eines Monats, das variiert natürlich mit eurer Gestaltung. In meinem Beispiel zeigen im zusammengeführten Dokument 3 Spalten, also 3 Monate.

dreispaltiges Dokument erstellen
Einstellungen 1

Hier wählen wir die Option „Mehrere Datensätze“ aus und wechseln zum nächsten Reiter.

Einstellungen 2

Unter „Ränder“ stellen wir die gleichen Werte ein, wie sie unter „Layout → Ränder und Spalten…“ auch benutzt wurden.

In unserem Fall wählen wir unter „Datensatz-Layout“ die „Spalten“ aus, da wir die Tabelle jeweils nach rechts verschieben. Im Prinzip ist es gerade in diesem Fall egal welche Option man wählt, da die Tabelle die volle Länge des Dokuments einnimmt. Würde diese jedoch nur ein viertel der Länge betragen, dann sollten wir uns entscheiden, ob die nächste Tabelle erst nach rechts verschoben werden soll, oder erst nach unten und dann nach rechts in die nächste Spalte.

fertige Datenzusammenführung

Vorteile dieser Methode

Nun, welche Vorteile hat man, dass man einen so großen Aufwand betreibt. Es liegt auf der Hand, es ist die – zukünftige – Zeitersparnis dank Automatisierung. Wer ein mal ein Kalendarium „per Hand“ erstellen musste, weiß wovon ich spreche.

In InDesign haben wir für jede Art des Kalenders jeweils zwei Dokumente, das „Master-Dokument“ mit den Platzhaltern für die Datensätze im Layout und das zusammengeführte Dokument mit den Datensätzen, in diesem Fall der fertige Kalender.

Für Kalendarien der kommenden Jahre muss lediglich die Datenquelle in Excel bearbeitet werden (ggf. sind auch Änderungen am Design des „Master-Dokuments“ zu machen) und ein neues zusammengeführtes Dokument erstellt werden, fertig. Es kann natürlich auch das zusammengeführte Dokument weiter bearbeitet werden!

Ich hoffe alles verständlich erklärt zu haben.

Download der Beispieldaten

Viel Spaß bei der Umsetzung.

Optionen 2

Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Dieser Artikel ist Teil der Serie Kalender in InDesign erstellen

  1. Kalender in InDesign CS4 mit Hilfe von Excel erstellen (Teil 1)

Im ersten Teil dieser Artikelserie beschreibe ich, wie man die Exceltabelle vorbereitet, welche Formeln dazu notwenig sind und wie die Datensätze in InDesign ausgegeben werden. In den noch folgenden Artikeln geht es um die Datenzusammenführung in InDesign und die nötigen Einstellung an der Tabelle, um einen perfekten Kalender für den Druck zu erstellen.

Der fertige Kalender (Ausschnitt)
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